Как сократить бюджет мероприятия не снижая качество услуг?

Существует огромное количество способов оптимизировать бюджет мероприятия без ухудшения качества услуг. В этой статье мы откроем несколько наших секретов
«Экономика должна быть экономной»
«Экономика должна быть экономной — таково требование времени» — этот тезис, впоследствии сокращенный до первой части, стал лозунгом. Впервые он прозвучал в 1981 г. в одном из докладов Л. И. Брежнева.

Фраза не потеряла актуальность и сегодня. Разумная экономия бюджета – это всегда умно, правильно и полезно для карьеры. Перед начальством показать себя как человека, который бережет деньги компании – полезно для карьеры. Но на чем можно сэкономить, при подготовке корпоративного мероприятия, а где стоит заплатить полную цену? Как экономить с умом, без потери качества мероприятия? Знать ответы на эти вопросы – «таково требование времени»

Сегодня мы поговорим о разумной экономии бюджета корпоративного мероприятия!
Как чаще всего сокращают бюджет корпоративного мероприятия
-
«А 10 шапок можно?» - получить больше, за те же деньги. Часто заказчики мероприятий просят «сделать подешевле» какой-то из пунктов сметы, без изменения количества. Нельзя забывать, клоунов можно найти и за 1000 рублей за день, но хорошие артисты гораздо дороже.
-
Заменить хостесс сотрудницами. "У нас есть красивые сотрудницы, они могут быть хостесс."

Но и этот способ мы не считаем оптимальным. Красивые сотрудницы тоже хотят праздновать. А представьте, что красивая сотрудница не приедет, не так ответит или даже просто уйдет. Мы не сможем "заставить" ее вернуться, а хостесс - это профессиональные девушки, которые не едят и не пьют, а только работают. В течение всего вашего мероприятия. И они тоже красивые они всегда приходят в одинаковых платьях, они не устают ходить на каблуках и сияют белоснежными улыбками столько, сколько длится наше с вами мероприятие!
-
Сократить фотографа. "В отделе маркетинга есть хороший фотоаппарат, наш водитель Олег Петрович пофотографирует, он все наши мероприятия фотографирует."
Как выглядит профессиональное сокращение бюджета мероприятия
W
Площадку выбирать и оплачивать заранее. Для проведения новогодних мероприятий площадки бронирую уже в августе, а если вы захотите внести предоплату, то вполне можете рассчитывать на скидку от 10 до 15%.
W
Начинать подготовку к мероприятию за 4-6 месяцев, тогда многие сувениры можно будет заказать у производителей, которые, как правило, находятся не в том городе, в котором будет проходить мероприятие. Если вы находитесь в Москве, то производители, чаще всего, находятся в Саратове, Нижним Новгороде или в Краснодаре. Начиная подготовку к мероприятию заранее, вы можете сделать заказ сувениров прямо на заводе-изготовителе – это значительно сократит их стоимость.
W
Сократить количество крепкого алкоголя. Это пойдет на пользу не только бюджету, но и здоровью ваших гостей. Водка, коньяк и виски – неотъемлемая часть многих банкетов, но не обязательно спаивать гостей. Можно сделать акцент на развлечениях, а не на выпивке. И дело тут не в морально-этических убеждениях, а чисто практической пользе. Всем известно, что иногда самые приличные гости банкета могут не рассчитать прием напитков, а сократив количество крепкого алкоголя этого можно избежать.
W
Сокращать количество граммов, но не качество блюд. Многие банкетные площадки предлагают разное количество граммов банкетных блюд на человека. Например, 1100 граммов – это банкет на грани фуршета, 1400 граммов – это «нормальный человеческий» банкет. Некоторые банкетные площадки предлагают до 1700 граммов выход всех банкетных блюд на человека – это изобильно много. Если в вашей компании любят покушать, и граммаж блюд для вас очень важен, выбирайте именно такие площадки. От себя можем порекомендовать обратить внимание на ресторан Fusion (Крокус Сити Молл), а из подмосковных отелей «откармливанием гостей» славится Парк-отель Морозовка (Солнечногорск). Эти и другие площадки вы можете подобрать на нашем сайте, а разделе «Площадки» http://witagency.ru/area
W
Электронные пригласительные, вместо печатных. У многих наших клиентов в подписях появилась фраза «Не распечатывайте это письмо без необходимости. Берегите природу!» То же самое можно применить и к пригласительным билетам. Пришлите своим гостям письмо с вложенной картинкой, которую удобно можно сохранить в фотопленку телефона, и посмотреть при необходимости. Вы заботитесь о природе, о гостях и экономите на печати полиграфии. За два дня для мероприятия пришлите своим гостям письмо с картой проезда на площадку и телефоном администратора – гости вам будут благодарны. Если вы все-таки решили печатать пригласительные билеты или другую полиграфию, сделайте заказ как можно раньше, так полиграфическое производство сможет напечатать ваш заказ в наиболее удобное для них время, и поэтому сможет сделать скидку на тираж.
W
Обращайтесь в профессиональное агентство. Кажется, что занимаясь организацией самим, можно сократить бюджет минимум на агентское вознаграждение – это 10% от суммы бюджета. Но, не забывайте, что у профессионального агентства есть большой пул проверенных подрядчиков, которые дают выгодные цены на профессиональные услуги. Вы получите профессиональные услуги дешевле чем, если бы сами подбирали подрядчиков.

Доверяя работу профессионалам, так вы не только снимаете с себя огромный объем работы, но и из исполнителя превращаетесь в проверяющего. Находясь снаружи процесса, вы сможете лучше контролировать подготовку к мероприятию.





Не забывайте, что сокращение бюджета – очень тонкий процесс, но вы всегда можете попросить у агентства совет, как сократить смету, без снижения качества услуг.
Сокращение бюджета корпоративного мероприятия на реальном примере
На примере реальной сметы одного из мероприятий WIT Agency, давайте посмотрим, как выглядит процесс сокращения сметы, если клиент просит «урезать» бюджет.

Пример начальной сметы:
После сокращения смета выглядит так:
Из этого самого простого примера видно, что бюджет мероприятия сократился на 637 642 рубля 10 копеек. Конечно, при таком сокращении сметы мероприятия, мы обязательно обращаем внимание Заказчика на торт, вернее на его отсутствие.

Соблюдая эти нехитрые правила, вы сможете значительно сократить бюджет вашего корпоративного мероприятия, без снижения качества услуг.





И последнее, вы всегда сможете найти фотографа, клоуна, хостесс и музыкальную группу дешевле, чем предлагает агентство, но прежде чем это делать, всегда смотрите этот мультфильм:
Made on
Tilda